Mae’r Prif Weithredwr a’r Dirprwy Brif Weithredwr yn gweithredu fel y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro ar gyfer Awdurdod Heddlu De Cymru.
Protocol Llawn y Swyddog Monitro
Mae’r Swyddog Monitro yn ymgymryd â chyflawni’r cyfrifoldebau a amlinellir yn y papur hwn gyda phenderfyniad ac mewn modd a fydd yn cyfoethogi enw da’r Awdurdod. Yn gyffredinol mae’r gallu i gyflawni’r dyletswyddau hyn yn dibynnu ar berthynas weithio ardderchog gyda chydweithwyr ac Aelodau a hefyd ar y llif gwybodaeth a’r mynediad at drafodaeth, yn enwedig yn y camau cynnar.
Rôl y Swyddog Monitro yw adrodd ar dramgwyddo tebygol ar y gyfraith o dan Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 ac i ddarparu a chynnal safonau uchel ymddygiad drwy Ddeddf Llywodraeth Leol 2000.
Mae’r trefniadau a’r dealltwriaethau canlynol rhwng y Swyddog Monitro a’r Aelodau wedi’u cynllunio i sicrhau bod swyddogaethau yn cael eu cyflawni’n effeithiol:
1. Caiff rhybudd ymlaen llaw am gyfarfodydd, boed yn rhai ffurfiol neu anffurfiol, rhwng y Prif Swyddogion a’r Aelodau ei roi i’r Swyddog Monitro lle bo unrhyw faterion gweithdrefnol, pwerau neu gyfansoddiadol yn debyg o godi.
2. Bydd Prif swyddogion yn hysbysu’r swyddog Monitro am bob mater sy’n codi sydd o bryder yn cynnwys materion cyfreithlondeb, gonestrwydd, pwerau a chyfansoddiadol.
3. Bydd gan y Swyddog Monitro gopïau o bob adroddiad pan anfonir hwy at Aelodau.
4. Disgwylir i’r Swyddog Monitro ddatblygu cysylltiad a pherthynas waith dda gydag Ombwdsmon Llywodraeth Leol Cymru, Y Bwrdd Safonau ar gyfer Lloegr a’r Archwilydd Allanol yn cynnwys rhoi a derbyn gwybodaeth berthnasol, boed yn gyfrinachol neu fel arall.
5. Bydd gan y Swyddog Monitro berthynas dda gyda Chadeirydd yr Awdurdod a Chadeirydd y Pwyllgor Safonau.
6. Bydd disgwyl i’r Swyddog Monitro wneud ymholiadau i gyhuddiadau o gamymddwyn pan na fydd cwyn ysgrifenedig wedi’i derbyn gan Ombwdsmon Llywodraeth leol Cymru neu’r Bwrdd Safonau ar gyfer Lloegr ac, os yn briodol, bydd yn rhoi adroddiad ysgrifenedig i’r Pwyllgor Safonau, oni bai bod y swyddog Monitro a Chadeirydd y Pwyllgor Safonau yn cytuno nad oes angen adroddiad.
7. Wrth gynnal unrhyw ymchwiliad (boed o dan Reoliadau neu mewn modd arall) bydd gan y Swyddog Monitro fynediad diamod at unrhyw wybodaeth a ddelir gan yr Awdurdod ac unrhyw gyflogai (at ddiben y protocol hwn mae'r cyfryw air hefyd yn cynnwys unrhyw swyddog heddlu neu aelod o staff yr heddlu o dan reolaeth a chyfarwyddyd y Prif Gwnstabl) a all ei gynorthwyo yn y gwaith o gyflawni ei swyddogaethau.
8. Bydd gan y Swyddog Monitro reolaeth ar gyllideb sy’n ddigonol i’w alluogi i geisio barn Cwnsler ar unrhyw fater sy’n ymwneud â’i swyddogaethau.
9. Bydd y Swyddog Monitro yn gyfrifol am baratoi rhaglen hyfforddi ar gyfer Aelodau ar y fframwaith moesegol a bydd yn ymgymryd â’r gwaith o nodi anghenion hyfforddiant Aelodau yn flynyddol.
10. Mewn ymgynghoriad â Chadeirydd yr Awdurdod ac Ombwdsmon Llywodraeth Leol Cymru gall y Swyddog Monitro ohirio gwneud adroddiad ffurfiol o dan Adran 5 Deddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 lle mae corff ymchwiliol arall hefyd yn ymwneud â’r mater.
11. Bydd y Swyddog Monitro yn paratoi adroddiad i’r Awdurdod o bryd i’w gilydd fel y bo angen, ar y staff, llety ac adnoddau y mae ei hangen i gyflawni ei swyddogaethau.
12. Bydd y Swyddog Monitro yn penodi dirprwy y bydd yn diweddaru drwy friffio ar faterion sy’n dod i’r amlwg.