Mae'r protocol cyfryngau hwn yn rhoi dull clir ar gyfer delio ag unrhyw ymholiadau gan y cyfryngau a dderbynnir gan Awdurdod Heddlu De Cymru. Yn y protocol hwn mae'r 'cyfryngau' yn cyfeirio at unrhyw sefydliad newyddion sy'n cysylltu â'r Awdurdod am wybodaeth, yn cynnwys papurau dyddiol ac wythnosol, radio, teledu, ac asiantaethau'r wasg.
Ymholiadau'r Cyfryngau
Bydd y cyfryngau yn gyson yn mynd at Awdurdod Heddlu De Cymru i ofyn am ddatganiadau a sylwadau ar ystod eang o wahanol faterion. Mae'r rhain yn amrywio o eitemau sy'n codi o ddogfennau cyhoeddus ac agendâu cyfarfodydd i geisiadau am sylwadau pellach ar ddatganiadau i'r wasg.
Caiff pob ymholiad gan y cyfryngau eu delio â hwy yn deg a phrydlon, heb ystyried a yw'r ymholiad ar gyfer erthygl ‘newyddion da’ neu ‘newyddion drwg’.
Caiff manylion eu cadw am unrhyw gais am wybodaeth ar gronfa ddata electronig y cyfryngau.
Datganiadau
Datganiadau i'r wasg yw'r ymholiad cyfryngau mwyaf cyffredin y bydd Awdurdod Heddlu De Cymru yn delio â hwy. Pan fydd angen datganiad, bydd y Rheolwr Cysylltiadau Cyhoeddus, mewn ymgynghoriad â'r Prif Weithredwr yn drafftio'r ymateb a gynigir. Bydd hyn naill ai ar ran Cadeirydd, Is-gadeirydd, Cadeirydd Grwp, neu Brif swyddog yr Awdurdod, pa un bynnag sy'n fwyaf priodol. Os yn briodol, caiff unrhyw sylw ei gytuno gyda'r Aelod cyn iddo gael ei anfon i'r cyfryngau.
Caiff unrhyw ddatganiad ei ddarparu erbyn diwedd yr un diwrnod gwaith ag y derbyniwyd yr ymholiad, ac eithrio pan geir cytundeb gyda'r newyddiadurwr i ohirio'r ymateb. Fodd bynnag, mae'n rhaid sicrhau y caiff sylw terfynol ei ddarparu ar y cyfle cyntaf.
Ni fydd Awdurdod Heddlu De Cymru ar unrhyw adeg yn rhoi ateb "dim sylw".
Cyfweliadau
Os bydd sefydliad cyfryngau yn gofyn am gyfweliad, gwneir pob ymdrech i fodloni hyn. Gofynnir i'r Aelod mwyaf priodol i sicrhau a fyddent yn gallu cymryd rhan. Bydd yr Aelod hwn fel arfer yn Gadeirydd, Is-gadeirydd neu'n Gadeirydd Grwp.
Cyn i hyn ddigwydd, darperir yr Aelod â manylion ynghylch natur y cyfweliad, y cwestiynau posibl, y negeseuon allweddol ac unrhyw ddeunydd cefndir.
Rhaid i unrhyw berson sy'n cymryd rhan yn y cyfweliad ar ran yr Awdurdod gael ei friffio'n llawn a bod yn gwbl hyderus yn y pwnc y maent yn siarad amdano.
Os gofynnir i Aelod yn Uniongyrchol
Er mwyn sicrhau darparu ymagwedd gyson mewn pob cyfathrebiad a roddir ar ran yr Awdurdod Heddlu mae'n hanfodol bod unrhyw Aelod y gofynnir iddo'n uniongyrchol am sylw yn cyfeirio'r newyddiadurwr at y Swyddog Cysylltiadau Cyhoeddus.
Ar yr adegau prin y bydd Aelod yn teimlo ei bod yn briodol i wneud sylw yn uniongyrchol, mae'n rhaid iddo ef neu hi gysylltu â'r Awdurdod Heddlu i hysbysu'r Prif Weithredwr/Rheolwr Cysylltiadau Cyhoeddus yn datgan gyda phwy y maent wedi siarad â hwy ac unrhyw sylw a roddwyd.